El control de acceso en un espectáculo va más allá de dejar pasar al público y romper la entrada para que no pueda reutilizarse. El control de acceso es, de hecho, la clave en la organización de un espectáculo, ya que es la base para que la gestión de entradas se complete de manera fidedigna, para que los precios y las condiciones de compra que establece el promotor cultural se respeten y, sobre todo, para que los espectadores reciban un buen servicio.

A veces, la entrada a una sala de espectáculos está afectada por la picaresca y es un hecho la creatividad que algunas personas usan para acceder a la función. Seguro que os habéis encontrado alguna vez con el típico espectador que trata de acceder al recinto con una entrada con descuento (por ejemplo, para menores de 30 años o estudiantes) aunque no cumple los requisitos. En otros casos, es posible que el usuario no fuera consciente de adquirir sus entradas en un portal de reventa. Esta compra no oficial puede generar duplicidad de tickets, por lo que es importante corregir la confusión para que no haya dos personas con la misma butaca asignada o, en el caso de un concierto, para respetar el aforo de la sala y garantizar la seguridad de los asistentes.

Esta es la función del control de acceso. En el backstage que trabaja en la organización de un espectáculo, podríamos considerar que el control de acceso es el cerebro, el semáforo que permite que todo fluya y que aporta medidas en directo para corregir las incidencias que se puedan producir. Por ejemplo, el control de acceso es el encargado de indicar al personal que está validando los tickets qué acreditación debe pedir según el tipo de entrada, por qué no puede acceder un ticket concreto, etc.

A la hora de organizar un control de acceso eficiente, es importante que la empresa cultural esté preparada tanto a nivel tecnológico como de personal cualificado y con experiencia, ya que, tarde o temprano, se producirán incidencias que pueden afectar la gestión de entradas.

Es por esta razón que en 4Tickets nos hemos especializado en este servicio, que personalizamos para cada promotor cultural con la voluntad de ofrecerle el mejor servicio. Siempre partimos de una reunión previa para organizar el control de acceso en función al tipo de espectáculo, las características del espacio y el volumen de ventas. Estas variables nos permiten programar un control de acceso a medida que se adapte a cada recinto. También ofrecemos un teléfono de guardia a través del que los promotores pueden consultarnos fuera del horario de oficina en el caso de que se produzca alguna incidencia.

¿Qué tecnologías intervienen en un control de acceso?

Para organizar un control de acceso eficiente es necesario contar con dispositivos para leer las entradas, como PDA, tablets o smartphones, una red Wifi con buena cobertura y un sistema de venta y gestión de tickets como el que proporciona 4Tickets que cuente con un buen servidor.

¿Dónde debe instalarse el control de acceso?

La conexión online es uno de los factores que hay que tener más en cuenta a la hora de instalar el control de acceso. Gracias a la conectividad, la información almacenada en un servidor central se comparte en tiempo real con todos los dispositivos del personal de sala, taquilla, puertas de entrada, etc. Esto nos permite saber al instante si hay entradas VIP o con descuento que hayan entrado por cualquiera de los accesos. Cuando el espectáculo o concierto se celebra en un recinto de grandes dimensiones, ¡esta opción es de gran utilidad!

Por tanto, siempre que las condiciones del recinto y la magnitud del evento lo permitan, recomendamos instalar el control de acceso en la sala online para disponer de la mejor conexión a la red. El control de acceso con conexión online pondrá en común a tiempo real la información de taquilla, del sistema de gestión de entradas y de las PDA situadas en las puertas de acceso. En caso contrario, la validación de las entradas sería offline y solo podría basarse en la información que tiene un dispositivo concreto.

¿Cuál es el perfil del equipo que interviene en el control de acceso?

Es importante que las personas que se encarguen del control de acceso tengan un perfil técnico y que sean conscientes de que su trabajo es muy relevante. En 4Tickets formamos al personal de las salas de teatro o de los promotores culturales para poder reaccionar con eficiencia a las incidencias que se puedan dar. También ofrecemos nuestro equipo humano, compuesto por profesionales con una larga experiencia sobre el terreno. Apostamos por un aprendizaje progresivo en el que los técnicos junior primero den apoyo a las personas con más experiencia y después asuman el rol de organizadores de equipo en cada evento con el que colabora 4Tickets.

Si necesitas más información sobre cómo organizar un control de acceso para tu evento cultural, contacta con nosotros.

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